Il 5S è un metodo di organizzazione degli spazi di lavoro in cui vengono applicati i principi del samu. Questi principi vennero sviluppati nell’industria manifatturiera giapponese, e in seguito anche alcune grandi aziende occidentali iniziarono ad applicarli per aiutare le persone ad ottimizzare il loro lavoro.Questi sono i cinque principi alla base della metodologia 5S:
Seiri – Classificazione
Significa ordinare l’area di lavoro per evitare possibili ostacoli quando ci metteremo all’opera. Secondo questo principio, dovremmo fare una lista di tutti gli oggetti inservibili e rimuoverli dal campo visivo per evitare che diventino delle distrazioni.
Seiton – Ordine
Si riferisce a mantenere in ordine gli strumenti di lavoro e classificarli in base al loro utilizzo, in modo tale che possiamo trovarli facilmente quando ne abbiamo bisogno evitando di sprecare del tempo prezioso. Se lavorate a computer, per esempio, applicare un sistema che permette di organizzare le cartelle ei documenti vi farà risparmiare tempo ed energia, e tanta frustrazione. In questo modo sentirete che tutto fluisce meglio.
Seiso – Pulizia
Il metodo 5S ci incoraggia a pulire il nostro spazio di lavoro ogni giorno. Non serve a molto fare ordine se non ci preoccupiamo di mantenerlo e gli elementi di distrazione si accumulano. Non dimentichiamo che lavorare in un ambiente confortevole renderà tutto più facile.
Seiketsu – Standardizzazione
Comporta stabilire procedure e programmi per garantire la coerenza sul lavoro. Consiste nel creare nuove abitudini che siano efficaci, non solo in termini di produttività ma anche per la nostra salute mentale, e incorporarle nella nostra routine. In questo modo il lavoro scorrerà molto più velocemente e con minore sforzo.
Shitsuke – Autodisciplina
A questo punto, dobbiamo assicurarci che le abitudini non abbiano la meglio, trasformando il lavoro in qualcosa di noioso. In realtà, si tratta di rivedere i risultati che stiamo ottenendo e analizzare cosa potremmo fare per migliorarli.
Come si può vedere, questi principi possono essere applicati a tutti i tipi di lavoro, non solo per essere più produttivi, ma per lavorare meglio, facendo in modo che le idee fluiscano e la nostra mente sia meno satura.
Se interessa
propongo un esercizio che mi hanno fatto fare ad un corso di aggiornamento per presentare il metodo 5S.
Stampare il file fronte/retro (1 pagina di presentazione + 5 operative) quindi procedere dalla pagina 3 che corrisponde allo step 1 (Seiri = Separare) osservando il disordine rappresentato, voltando la pagina sul retro vi si trovano dei numeri che vanno individuati in ordine crescente in un tempo di 3 minuti; segnarsi quanti numeri sono stati individuati e procedere allo stesso modo con la pagina successiva fino alla fine. Via via che si procede ci si rende conto come il disordine sia solo un brutto ricordo.
Fonti:
Roster, C. A. et. Al. (2016) The dark side of home: Assessing possession ‘clutter’ on subjective well-being. Journal of Environmental Psychology; 46: 32-41.
McMains, S. & Kastner, S. (2011) Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex. J Neurosci; 31(2): 587-597.
